Bijzondere vergader locatie versus eigen werklocatie

Jaren geleden kwamen we erachter dat er betere communicatie nodig is op werk. Er vond namelijk vaak miscommunicatie plaats en dat is iets dat je ten alle tijde wil voorkomen. Het kost je aan het einde van de streep niet alleen geld, maar ook klanten. Zo zijn wij dat jaar drie klanten verloren hierdoor. We besloten dus dat we er wat aan moesten doen. Het antwoord was vaker vergaderen. We zijn vanaf dat moment drie keer per week gaan vergaderen en dat wierp al vrijwel direct zijn vruchten af. We kregen toen juist complimenten van de klanten en klachten waar er niet meer. Dit was erg fijn, het enige mindere was dat we nogal een bijzondere vergader locatie hadden. Deze bijzondere vergader locatie was namelijk bij ons buurbedrijf. Dit omdat we zelf nog geen vergader locatie hadden. We hadden eigenlijk een kleinschalige vergaderruimte nodig.

 Kleinschalige vergaderruimte nodig

Toen we erachter kwamen dat de bijzondere vergader locatie niet efficiënt was zijn we gaan zoeken naar alternatieven. Al gauw kwam één van onze collega’s met het idee om een  kleinschalige vergaderruimte in Rotterdam te huren. We hebben dit toen uitgebreid besproken en kwamen uiteindelijk tot de conclusie dat dat misschien wel het beste idee was.
Na deze vergadering zijn twee collega’s onderzoek gaan doen naar de mogelijkheden en de bijkomende kosten. De prijs bleek gelukkig enorm mee te vallen.

Vergaderen in huiselijke sfeer

Vergaderen in huiselijke sfeer

Het resultaat

Nadat we een definitief besluit hadden gemaakt, kon er gewerkt worden aan afspraken maken om deze vergaderruimte op regelmatige basis te huren. Het voordeel is dat personeel 80% van de tijd vanuit huis kan werken. We geen officieel kantoor meer nodig hebben daarmee veel vaste kosten besparen. Het werk leent zich perfect voor online werken, een gestructureerde planning is belangrijk zodat we als bedrijf goed bereikbaar blijven voor onze klanten.
De interactie binnen ons team is verbeterd op een zeer positieve manier, een bevestiging voor ons dat een regelmatig contact moment belangrijk is. Een gemotiveerd team zorgt voor een groot deel voor een gezond bedrijf.
Door thuiswerken te combineren met een externe werklocatie houden we een hoop tijd over zodat projecten welke we vooruit schoven nu weer aandacht krijgen. Daarnaast nodigen we nu ook regelmatige klanten uit om dingen persoonlijk te bespreken.
Het regelmatig huren van een externe bijzondere vergaderruimte bleek uiteindelijk een enorm goed idee te zijn.